Die verschiedenen Stufen der Gebietsplanung im Detail

Die Gebietsoptimierung ist eine Anpassung der Vertriebsstrukturen, um soziodemographische Daten, B2B Daten (wie Firmenadressen) für eine effizientere Marktbearbeitung einzusetzen. Im Gegensatz zur Gebietsplanung werden jedoch bestehende Vertriebsgebiete optimiert und ggf. angepasst – keine Planung am Reißbrett, sondern im laufenden Tagesgeschäft. Das sorgt für Widrigkeiten: Bestehende Kunden-Außendienstler Beziehungen werden unter Umständen neu sortiert, Außendienstmitarbeiter sträuben sich womöglich gegen neuen Gebietsgrenzen. Damit dies gar nicht erst passiert, ist ein gute Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Die typischen Stufen der Gebietsplanung möchten wir an dieser Stelle kurz beschreiben.

Die typischen Schritte der Vertriebsgebietsplanung

Auftakt: Gespräch und Workshop

In einem gemeinsamen Termin geht es um die generelle Zielbestimmung der Gebietsplanung. Welche Planungsziele sollen erreicht werden? Wie priorisieren wir Unterziele? Welche Datengrundlage muss berücksichtigt werden? Soziodemographische Daten zur Bestimmung des Absatzpotenzials werden groß eingegrenzt.

Datenmodell: Der Aufbau

Beim Aufbau des Datenmodells geht es primär um eine einheitliches Bewertungsmodell. Welche internen und externen Daten werden wie berücksichtigt? Spielen regionale Marktdaten eine Rolle, wenn ja: Welche Daten müssen eingekauft werden? Geht es um Daten zu Einwohner und Haushalte oder werden B2B Potenzialdaten benötigt? Die Erstellung einer SWOT-Analyse zur Identifikation der Stärken und Schwächen sollte bei der Gebietsplanung ebenfalls Berücksichtigung finden.

Planung: Workshop

Es erfolgt die finale Priorisierung der Kriterien zur Zielerreichung: Wie sieht Szenario 1 im Vergleich zu Szenario 2 aus? An dieser Stelle wird, genau wie bei der Gebietsplanung, eine ideale Außendienststruktur erarbeitet, um den Idealzustand vor Augen geführt zu bekommen und aktiv mitzuwirken. Daraus resultieren dann im nächsten Schritt konkrete Handlungsempfehlungen.

Handlungsempfehlungen: Start der Umsetzungsphase

Die Ergebnisse des Planungsworkshops werden präsentiert und in eine zeitliche Planung gebracht. Die einzelnen Schritte werden dabei vorgestellt, angefangen beim Aufbau des Datenmodells über eingesetzte soziodemographische Daten und eingeflossenes Know-How der Vertriebsmitarbeiter.

Implementierung

Elementar wichtig für den Erfolg der Vertriebsgebietsoptimierung ist die Übertragung von individuellen Vorgaben für den Vertrieb. Nur durch Zielvereinbarungen können wirklich Umsetzungsschritte realisiert werden.

Nach erfolgter Implementierung ist es sinnvoll, nach einiger Zeit Anpassungen beziehungsweise „Feintuning“ vorzunehmen. Die Resonanz der Kunden sollte ebenfalls berücksichtigt und erhoben bzw. dokumentiert werden. Ein CRM-System sollte da in jedem Fall eingesetzt werden (zum Beispiel cobra CRM). Weitere Informationen zur Vertriebsgebietsoptimierung haben wir hier zusammengestellt: